Bij de club draaien we samen de diensten: achter de bar, de wastas, rijden naar uitwedstrijden. Alles staat op één plek in het portaal, onder Mijn diensten in het menu.
Inloggen zonder wachtwoord
Je hoeft niets te onthouden. Ga naar de inlogpagina van het portaal, kies Inloggen met een link, vul je e-mailadres in — je krijgt een link waarmee je in één klik inlogt. Zo'n link die je zelf aanvraagt is een half uur geldig.
De link in een mail over je diensten (indeling, herinnering, oproep) is 2 dagen geldig en brengt je meteen bij Mijn diensten. Je blijft daarna een dag ingelogd. Is de link verlopen? Op de pagina die je dan ziet vraag je met één knop een nieuwe aan; die komt op hetzelfde e-mailadres.
In die mails staan ook knoppen (Bevestigen, Afmelden, Ik neem hem over). Daarvoor hoef je niet in te loggen: een klik brengt je op een pagina waar je de keuze nog één keer bevestigt. De knoppen werken tot de dienst begint. Stuur zo'n mail dus niet door: wie hem heeft, kan jouw dienst bevestigen of afmelden.
Onder de knoppen staat een link om de dienst in je agenda te zetten (Zet in je
agenda). Die link geeft een agenda-bestand (.ics) dat je opent in je agenda-app.
Verschuift de dienst, dan staat in de mail Werk je agenda bij; gaat hij niet door,
dan Haal uit je agenda. Open dan opnieuw de link: de agenda-app werkt het bestaande
item bij of zet het op geannuleerd. Twee beperkingen:
- Gmail op Android importeert het bestand niet altijd met één tik.
- Werkt je agenda het bestaande item niet bij, verwijder het dan en zet het opnieuw.
Deze link werkt ook na een annulering, maar niet meer zodra de dienst is begonnen. Net als de knoppen: stuur de mail niet door.
Klopt je e-mailadres niet, of krijg je niets? Laat het weten aan een beheerder. Zonder werkend adres kunnen we je niets laten weten, en dan loop je diensten mis waar je later alsnog op wordt aangesproken.
Er zijn twee soorten diensten
Op je eigen pagina staan ze door elkaar, dus let op het verschil.
1. Diensten waar je jezelf voor opgeeft
Bijvoorbeeld de wastas. Onder Open diensten staat wat er te doen is. Zie je een datum die je uitkomt, klik dan op Ik doe deze. Klaar.
Bedenk je je? Klik op Toch niet en de dienst staat weer open voor iemand anders. Dat kan zolang de dienst nog niet is geweest. Voor die dienst krijg je daarna geen mail meer. Wil je hem toch doen, dan staat hij weer onder Open diensten, zolang er nog plek is.
Staat er een paar dagen van tevoren nog een plek open, dan krijg je één mail met de knop Ik neem hem over. Die mail kan ook eerder komen, als je teammanager het team uitnodigt. Je krijgt hem nooit twee keer voor dezelfde dienst. Druk op de knop en je staat erop. Kun je niet, dan hoef je niets te doen.
Meerdere diensten op één dag mag gerust — een wastas 's ochtends en een bardienst 's avonds bijvoorbeeld. Alleen twee diensten die tegelijk vallen kan natuurlijk niet; die laten we je dan ook niet zien. Hetzelfde geldt voor diensten in een periode die je zelf hebt doorgegeven.
2. Diensten waarvoor je wordt ingedeeld
Bijvoorbeeld de bardienst. Die verdelen we eerlijk over iedereen: wie het minst heeft gedaan is als eerste aan de beurt. Je krijgt een mail dat je bent ingedeeld.
Klik dan op "Bevestigen" in de mail (of op "Ja, ik doe het" bij Mijn diensten). Dat is het enige wat we van je vragen. Zonder die bevestiging weten we niet of jij het weet, en dan gaan er herinneringen uit — eerst naar jou, en als je daar ook niet op reageert naar je teammanager. Dat wil niemand, en het is met één klik voorbij.
Kun je niet? Klik op Afmelden in de mail (of op Ik kan niet bij Mijn diensten) en zet er eventueel bij waarom. Doe dat zo snel mogelijk. Je plek komt dan vrij en de rest van de groep krijgt de volgende ochtend een mail met de vraag of iemand hem overneemt. Die mail zegt ook wanneer het systeem anders iemand aanwijst. Meldt zich niemand, dan wijzen we iemand anders aan. Begint de dienst al binnen een dag, dan wijst het systeem bij de eerstvolgende ronde iemand aan, zonder eerst te vragen. Hoe eerder je het doorgeeft, hoe groter de kans dat iemand het vrijwillig oppakt. Komt een dienst die iemand had overgenomen later opnieuw vrij, dan krijgt de groep opnieuw de vraag.
Geef vooraf door wanneer je niet kunt
Ga je op vakantie, of ben je een periode geblesseerd? Klik op Mijn periodes beheren en geef de data door. Je wordt dan in die periode niet ingedeeld, en je kunt jezelf er ook niet op inschrijven — open diensten in die periode laten we je niet zien.
Dit is verreweg de makkelijkste manier om gedoe te voorkomen. Het scheelt jou een afmelding en ons een zoektocht naar een vervanger.
Deel je je e-mailadres met je kind? Dan staat er op die pagina per persoon een eigen lijst en een eigen formulier, en geef je de periodes van je kind ook zelf door.
Let op: dit geldt alleen voor toekomstige indelingen. Sta je al op een dienst, dan moet je je daar apart voor afmelden.
Twee dagen van tevoren krijg je een reminder
Vergeten kan iedereen. Twee dagen voor elke dienst sturen we een mailtje. Daar staan de knoppen om te bevestigen of af te melden, en een link naar je eigen overzicht (2 dagen geldig).
Veelgestelde vragen
Mijn kind speelt bij de jeugd. Wie draait de dienst? Bij jeugdteams draait meestal een ouder de dienst, niet het kind. Sta jij als ouder nog niet in het portaal, vraag je teammanager om je toe te voegen (op de teampagina: het menu ⋯ bij je kind → Ouder/verzorger koppelen).
Ik deel mijn e-mailadres met mijn kind. Wat zie ik? Op Mijn diensten staan de diensten van iedereen met jouw e-mailadres, elk met de naam erbij. Je bevestigt, meldt af of schrijft in voor wie het is: de knoppen noemen de naam ("Ja, Sam doet het"). Op "Wanneer kun je niet?" en op het startscherm zie je het hele gezin, ieder met een eigen lijst; een periode geldt alleen voor die persoon. Mijn gegevens gaat alleen over jezelf.
Ik krijg geen oproepen voor bardienst. Kijk op Mijn diensten: ben je vrijgesteld van een soort dienst, dan staat dat daar. Je krijgt er dan geen oproepen voor en wordt er niet voor ingedeeld. Een vrijstelling loopt via je teammanager; wil je haar laten aanpassen, vraag het hem. Zit je alleen in een groep die niet meedoet in de roosters (bijvoorbeeld de tientjesleden), dan staat dat er ook: "Je doet niet mee in de roosters".
Ik krijg een mail voor een dienst die ik al heb overgedragen. Dat kan niet, tenzij er iets misging. Check je eigen pagina: wat daar staat is wat geldt. Klopt het niet, laat het weten.
Welke gegevens hebben jullie van mij? Klik op Mijn gegevens. Daar staat alles wat de app van je bewaart en je kunt het downloaden. We bewaren bewust weinig: je naam, e-mailadres, geboortejaar (niet je hele geboortedatum) en welke diensten je hebt gedaan. Geen telefoonnummer, geen adres. Wil je iets laten aanpassen of verwijderen, dan kun je daar een verzoek indienen.
Waarom moet dit eigenlijk? Een club van meerdere honderden leden draait op vrijwilligers. Als iedereen een paar keer per seizoen een dienst doet, is het voor niemand veel werk. Doen alleen dezelfde tien mensen het, dan houden die het niet vol. Dit systeem zorgt dat het eerlijk rondgaat — en laat ook zien dat het eerlijk rondgaat.
Vragen of klopt iets niet? Neem contact op met een beheerder.